Việc bảo dưỡng thường xuyên sẽ làm kéo dài tuổi thọ sử dụng của thiết bị. Ngoài việc sử dụng đúng cách, bảo trì máy định kỳ sẽ kiểm tra tình trạng vận hành của máy. Khắc phục những vấn đề kỹ thuật nếu có để làm tăng độ bền của thiết bị. Tất cả các loại máy văn phòng dù lớn hay nhỏ đều cần được kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ,để đảm bảo thời gian sử dụng được lâu dài.